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Ministère de la Sécurité publique

Règlement sur les archives de la Sûreté du Québec et des corps de police municipaux concernant le personnel policier

À jour au 1er septembre 2009

  1. Définitions: Dans le présent règlement, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les expressions et mots suivants signifient:

    •  «candidat»: toute personne qui sollicite un emploi de policier;
    • "Commission": la Commission de police du Québec;
    • «conseil»: un conseil d'une corporation municipale ou de la Communauté urbaine de Montréal, le comité exécutif de la Communauté urbaine de Montréal constitué en vertu de la Loi sur la Communauté urbaine de Montréal (L.R.Q., c. C-37.2) de même qu'un conseil municipal agissant pour 2 ou plusieurs municipalités ayant établi en commun un corps de police municipal aux termes de l'article 73 de la Loi;
    • «corps de police municipal»: un corps de police établi par une municipalité ainsi que le service de police de la Communauté urbaine de Montréal institué par l'article 187 de la Loi sur la Communauté urbaine de Montréal;
    • «directeur»: le directeur d'un corps de police municipal;
    • «directeur général»: le directeur général de la Sûreté;
    • « institution de formation policière»: l'Institut de police du Québec ou une école de police approuvée par le gouvernement, selon l'article 94 de la Loi; zLoi»: la Loi de police (L.R.Q., c. P-13);
    • «policier»: un membre de la Sûreté, un cadet de la Sûreté, un policier municipal et un cadet municipal;
    •  «Sûreté»: la Sûreté du Québec constituée en vertu de l'article 38 de la Loi.

R.R.Q., 1981, c. P-13, r. 1, a. 1; L.Q., 1982, c. 18, a. 183.

  1. Devoir de maintenir un dossier: La Sûreté et tout corps de police municipal ont le devoir d'établir et de maintenir les archives et formules relatives au personnel policier, mentionnées à l'article 3.

R.R.Q., 1981, c. P-13, r. 1, a. 2.

  1. Contenu du dossier: Le dossier de chaque policier doit contenir:
    • formule de demande d'emploi: la formule de demande d'emploi complétée par le candidat;
    • certificat de naissance: le certificat de naissance du candidat;
    • photographies: une photographie du policier en uniforme et une photographie du policier en civil. À tous les 5 ans, ces photographies doivent être remplacées;
    • empreintes digitales: la fiche du relevé des empreintes digitales du candidat vérifiées auprès de la Gendarmerie royale du Canada;
    • certificat d'études: les notes, certificats, diplômes ou attestations démontrant le degré de scolarité du candidat au moment de l'embauche; les notes et le certificat du cours de formation de base suivi dans une institution de formation policière; les notes, certificats, diplômes ou attestations obtenus en cours de service, notamment ceux obtenus à des cours de perfectionnement, spécialisation ou recyclage;
    • dossier-médical: les conclusions de l'examen médical effectué lors de l'embauche et les conclusions des rapports médicaux pour maladies ou blessures subies en cours de service;
    • tests ou examens: les résultats des tests ou examens que le candidat a subis comme condition d'admission dans un corps de police municipal ou à la Sûreté. De plus, le dossier doit contenir les résultats de tous les autres tests de qualification à des fonctions et à des promotions, le cas échéant;
    • entrevue: le rapport de l'entrevue et la recommandation du comité de sélection, le cas échéant, à l'occasion de l'embauche; de même que les rapports d'entrevue lors de mutation ou de promotion, le cas échéant;
    • engagement —désengagement: copie de l'acte de nomination ou de la résolution d'un conseil décidant de l'embauche et, lorsqu'applicable, copie de l'acte ou de la résolution d'un conseil prononçant le renvoi ou la mise à la retraite ou acceptant la démission, selon le cas;
    • assermentation: copie du serment d'allégeance et d'office ainsi que du serment de discrétion, selon la formule prévue aux annexes A et B de la Loi;
    • cheminement de carrière: un document indiquant les fonctions exercées et la période de temps pendant laquelle ces fonctions furent exercées depuis l'embauche; le document indique aussi, le cas échéant, les promotions obtenues, de même que la date de nomination à ces promotions. Dans le cas de promotion, le dossier de chaque policier doit contenir, selon le cas, une copie du décret, de l'acte émis par le directeur général ou de la résolution du conseil constatant la nomination;
    • formule d'enquête: la formule d'enquête sur les antécédents du candidat, complétée avant son embauche;
    • rapport d'appréciation: le rapport d'appréciation de l'institution de formation policière;
    • rapport d'évaluation durant la période de probation: le rapport d'évaluation du candidat durant la période de probation;
    • rapport de notation du comportement au travail: les rapports périodiques ou annuels de notation du comportement au travail du policier;
    • acte méritoire: une fiche de tous les rapports d'appréciation, récompenses, décorations et citations;
    • mesure disciplinaire: un rapport de toute mesure disciplinaire encourue par le policier comprenant la nature de la dérogation et la sanction disciplinaire encourue après décision finale ainsi qu'une copie certifiée d'un rapport de la Commission prononçant un blâme à l'endroit du policier;
    • assiduité: une fiche d'assiduité du policier au travail.

R.R.Q., 1981, c. P-13, r. 3, a. 3.

  1. Retrait de documents: Les documents mentionnés au paragraphe q de l'article 3 peuvent, à la demande du policier concerné, être retirés du dossier après une période de 5 ans de l'imposition d'une mesure disciplinaire. Les documents mentionnés au paragraphe r de l'article 3 peuvent être retirés du dossier après une période de 2 ans.

R.R.Q., 1981, c. P-13, r. 1, a. 4.

  1.  Documents originaux ou copies: Les documents énumérés à l'article 3 et versés au dossier de chaque policier doivent être des originaux ou des copies certifiées par le directeur ou le directeur général, le cas échéant.

R.R.Q., 1981, c. P-13, r. 1, a. 5.

  1. Réserve: Le dossier des policiers déjà en fonction le 5 avril 1978 doit être complété à l'aide des documents déjà en possession de l'employeur.

R.R.Q., 1981, c. P-13, r. 1, a. 6.

R.R.Q., 1981, c. P-13, r. 1